¿Que es el pensamiento sistémico para organizaciones? – COLUMNA DE INVESTIGACIÓN DATLAS

Introducción

El pensamiento sistémico en si es una herramienta de análisis que evalúa las distintas áreas que se interrelacionan con el objetivo de buscar el porqué de las cosas.
Estas herramientas permiten estructurar y comprender mediante el estudio de todas las partes de un todo, las situaciones, desde las mas complejas hasta las mas sencillas.
Esta manera de pensar o de analizar una situación nos habilita a responder o solucionar un problema poniendo en practica la respuesta mas sencilla.

Características del pensamiento sistémico

Este sistema se caracteriza por determinar las partes que componen un todo. De esta manera se puede obtener un panorama mas amplio de la situación o problema ya que parte de lo particular a lo general.
Mediante el uso del este modelo podemos identificar patrones dentro de una organización con el propósito de prevenir futuras situaciones qué puedan ser un problema.
Este sistema de pensamiento es útil al ser un líder o estar a cargo de un equipo de trabajo o al estar a la cabeza de una organización.
Este sistema es de alta utilidad para llevar a cabo métodos y estrategias donde se aumente la eficiencia al enfrentar dificultades y retos.

Dentro de las organizaciones

Las organizaciones tienden a ser complejas en la manera que están estructuradas. El pensamiento sistémico dentro de las organizaciones planta ver de manera sistémica todas las áreas con el fin de hacer un análisis profundo y mas completo. Esto con el fin de determinar cuáles son sus fortalezas y debilidades en cuanto a la gestión y producción.
Las distintas áreas de una organización funcionan como partes de un todo, es decir que se integran entre ellas e incluso, pueden depender una de otra para su funcionamiento.
Para la gestión de una organización es de vital importancia ver las áreas como parte de un todo, ya que cualquier implementación de manera aislada será ineficiente. La implementación de estrategias de manera sistémica es de vital importancia.
Es indispensable conocer la capacidad de cada parte de una organización para efectuar cambios de que sean asequibles dentro de toda la organización.
La implementación de estrategias y la gestión organizacional debe de estar atenta a todas las áreas que conforman la empresa para efectuar cambios que de apeguen al buen funcionamiento de estas sin afectar de manera negativa a las demás.
El enlace entre áreas de trabajo incluyendo la comunicación efectiva es indispensable para el buen funcionamiento de una organización o empresa.

Implementación

Dentro de una organización o empresa el pensamiento sistémico se puede llevar a cabo de muchas maneras. Recordemos que en el centro de esta teoría esta el ver una organización como una todo, como una suma de sus partes.
La implementación se puede llevar a cabo mediante la planeación estratégica, usando indicadores clave, uso del ciclo de Deming, gestión bajo objetivos, criterios SMART para tareas, entre otros.

Planeación estratégica

La planeación estratégica es el proceso de una organización para definir sus objetivos, dirección o toma de decisiones basándose en los recursos disponibles.
Algunos de los principios importantes de esta estrategia son: la creación de un valor único en el marcado para la organización y la toma de decisiones bajo el principio de que no hacer.
Dentro de la planeación estratégica se encentra el mapeo del ambiente interno y externo de la organización. Con el fin de facilitar este mapeo utilizamos la matriz de “SWOT” por sus siglas en ingles (strenghts, weaknesses, opportunities & treats) fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
El producto de esta planeación incluye documentación y comunicados describiendo la estrategia organizacional y como debe de ser implementada.

Indicadores clave

Los indicadores clave o KPI por sus siglas en ingles (Key performance indicator) son una medida del nivel del rendimiento de un proceso.
Este nivel esta directamente relacionado con un objetivo y por lo general se expresa en valores porcentuales.
Dentro del pensamiento sistémico, si estoy midiendo una parte de la organización puedo utilizar estos indicadores para calificar el desempeño. Mediante el uso de múltiples indicadores se hace posible ver de manera sistémica la salud de la organización.
Algunos usos frecuentes de indicadores clave o KPIs son:
El tiempo que toma un proyecto, nivel de satisfacción del cliente, impacto en recursos financieros de un proyecto, rentabilidad de un proyecto, producto o servicio, monitoreo del rendimiento de equipos de trabajo, entre otros.
El desarrollo de indicadores clave y su implementación correcta son de gran utilidad para cualquier empresa.
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Ciclo de Deming

También conocido como ciclo de PDCA por sus siglas en ingles (Plan Do Check Act) o en español con las siglas de PHVA, es una espiral de mejora continua con las partes de planificar, hacer, verificar y actuar.
La implementación de esta estrategia de gestión permite que las organizaciones tengan un sistema de mejora continua la cual aumenta la competitividad en sus productos y servicios.
Otros beneficios de la implementación es la reducción de costos, optimización de la productividad y el aumento de rentabilidad de la organización.
La correcta implementación de esta herramienta incluye el desglose de cada una de sus cuatro partes.
La planeación involucra pensar en el resultado deseado detallando las especificaciones de este, así como definir las actividades necesarias para lograr el producto o servicios.
Hacer incluye realizar pruebas piloto y realizar cambios para implementar mejoras propuestas.
La verificación se hace mediante herramientas de evaluación con el propósito de saber si se han cumplido los requisitos especificados inicialmente. Algunas de estas herramientas son: diagrama de Pareto, Diagrama de correlación, Cuadro de Mando, Listas de verificación, entre otros.
Actuar: Partiendo de los resultados conseguidos en la fase anterior se hace uso de lo aprendido para implementar en el siguiente ciclo. Por lo general surgen recomendaciones y observaciones que serán de utilidad para implementar mas adelante.

Gestión bajo objetivos

Este tipo de gestión incorpora el proceso de definir objetivos específicos dentro de una organización con la meta de que la administración pueda comunicar metas en secuencia. Este tipo de gestión permite a la gente que lidera las organizaciones de establecer si un proceso debe de llevarse a cabo paso por paso para establecer un ambiente de producción calmado pero efectivo.

Tareas y Objetivos Productivos

Como hemos visto la aplicación del pensamiento sistémico como herramienta de gestionar una organización o empresa tiene distintas maneras de llevarse a cabo sin embargo al administrar una organización de manera sistémica o completa, surgen algunas herramientas que se ven presentes en muchos de los sistemas de gestión que hemos visto. Una constante es la de crear objetivos o tareas que se van a llevar a cabo por miembros de la organización.
La creación de estos objetivos puede hacer que una gestión sea eficiente o haga que una organización no sea efectiva.
Para crear objetivos que logren una gestión efectiva, utilizamos los criterios de SMART.

Criterios SMART

Los criterios SMART obtienen su nombre por sus cinco criterios en ingles (specific, measurable, attainable, relevant & time based), estos siendo en español: Especifico, medible, alcanzable, relevante y a tiempo.
Cada uno de estos cinco parámetros se tienen que cumplir al crear una tarea o un objetivo nuevo que se tiene que llevar a cabo dentro de nuestra organización.
Al crear un objetivo SMART estamos haciendo que el trabajo que se hace dentro de nuestra organización sea eficiente y claro.

Especifico

Hacer que un objetivo se especifico significa contestar las preguntas de qué, cuándo, cómo, dónde, con qué y quién.
Entre mas detallado sea mejor. Al crear un objetivo especifico se crea un filtro, si contestamos todas esas preguntas y los recursos existen dentro del equipo o organización podemos avanzar, pero si no disponemos de algún recurso, contestando esas preguntas nos daremos cuenta.

Medible

Un objetivo no puede ser algo abstracto, un “se cumplirá cuando sienta que esta completo”. Para que un objetivo sea medible se debe tener bien claro cuales son las condiciones que se tienen que cumplir para poder decir que ese objetivo se ha completado.
Para cumplir con esté criterio se recomienda incluir números en su elaboración, porcentajes o cantidades, algo así como: “La utilidad debe crecer 7%”.

Alcanzable

En la actualidad muchos objetivos no se cumplen por que la meta es imposible o extremadamente difícil. No sirve de mucho tener objetivos extra optimistas si no logras alcanzarlos nunca.
Para cumplir con este criterio se deben de establecer metas alcanzables. Lo que es o no alcanzable depende de muchas variables, pero una buena manera de determinar cuales son las capacidades de un integrante o de un equipo es mediante en análisis de lo que ya han logrado.
Te interesa saber como medir las capacidades de un equipo, existen muchas herramientas para determinarlo, pero te recomendamos revisar la matriz de ILUO.

Conoce mas del sistema ILUO

Relevante

Al hacer que un objetivo cumpla con este criterio dentro de una organización se logra que el equipo o individuo el cual se le asigne sienta que se alinea a sus expectativas.
Es un objetivo que va acorde al proyecto y esta dentro de las capacidades del individuo. Se cuentan con los recursos para llevarlo a cabo. Y por ultimo, este objetivo es relevante por que nos acerca a la meta final.

Tiempo

La cuestión del tiempo puede ser complicado, pero cuando no le ponemos limites temporales a nuestros objetivos se pierden los incentivos a lograr algo.
Para que un objetivo cumpla con criterios de tiempo se deben de establecer tiempos para lograrlos. Fechas de inicio y fin son una manera excelente de cumplir con este criterio.

Conclusión

La gestión de una organización, la elaboración de sus objetivos y la manera que se alcanzan varia mucho dependiendo del giro o industria al que se pertenece, así como el talento y las capacidades del equipo. Sin embargo, hay denominadores comunes que existen dentro de todas las empresas, la gestión mediante el pensamiento sistémico es indispensable para los que se colocan en una posición de liderazgo dentro de la organización. Simplemente se debe de mantener una visión completa y sistémica de todas las partes para poder llevar a cabo cambios positivos y efectivos.

Equipo Datlas

– Keep it weird –

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