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Tecnología y análisis de datos para negocios antes esta “nueva realidad” post COVID-19

Si bien es cierto que, por lo menos en México, no hemos concluido definitivamente la lucha contra esta pandemia, recientemente hemos optado por “reactivarnos” bajo medidas y protocolos que velan por nuestra salud y cuidan el distanciamiento social. El regreso a las actividades es quizá tan retador como cuando por primera vez tuvimos que entrar en cuarentena. Cada uno de estos cambios nos exige, como negocios, una gran capacidad de adaptación. En esta columna vamos a platicar acerca de algunas herramientas tecnológicas y formas en las que el análisis de datos puede ayudarnos a adaptarnos mejor a esta nueva normalidad.

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En primer lugar, como siempre lo hemos dicho, antes incluso de hablar de tecnología, están las personas. La cuarentena nos obligó a gestionar a nuestro talento humano a distancia utilizando plataformas tecnológicas como Zoom y Teams para las reuniones y videoconferencias. Asimismo, tuvimos que aprovechar herramientas como Asana o Monday para dar seguimiento a proyectos y actividades. En este regreso a la nueva normalidad el reto más grande recae en operar con menos personal y al mismo tiempo generar suficientes ingresos como si estuviéramos operando con normalidad. Para cada uno de estos retos podemos aprovechar la tecnología y los datos.

Por un lado, para el reto operativo lo primordial es tener mapeados los procesos de negocio para entender que tecnologías pueden ayudarnos a automatizar o eficientizar alguno de esos procesos. Pongamos un ejemplo: Eduardo es gerente de ventas de un negocio que da servicio a otras empresas con maquinaria y equipo industrial. Uno de los procesos más importantes para Eduardo es la atención a clientes y el seguimiento de las actividades. Simplificando enormemente sus procesos, Eduardo se enfrentaba a dos grandes fases que consumían la mayoría del tiempo y recurso humano de su negocio: atender los requerimientos de los clientes y construir la logística de atención en cuanto a tiempos y movimientos de su flotilla de mantenimiento. ¿Cómo está logrando Eduardo apoyarse de tecnología para estos casos? Muy sencillo, en primer lugar, adapto un chatbot desde su página web que mediante preguntas predeterminadas podía interactuar con los clientes para registrar sus pedidos/necesidades y armar, de forma automática, el requerimiento interno. En segundo lugar, apoyado de su área de tecnologías de la información (TI) implementaron un sencillo algoritmo de optimización de rutas que de forma dinámica construía, cada día por la mañana, la ruta óptima para cada cuadrilla de personal con el objetivo de que pudieran atender a la mayor cantidad de clientes, en el menor tiempo y en distancias relativamente cercanas. De esta forma Eduardo logró atender al 80% de los clientes con tan solo el 50% de su personal activo y dar servicio con una mejora del 20% en tiempo de respuesta.

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Por otro lado, los negocios no solo tenemos que lidiar con una operación limitada sino también con el reto de generar las ganancias o ingresos que habíamos estimado a inicios de año durante nuestra planeación anual. ¿Cómo lograrlo? Es aquí precisamente en donde un buen análisis de datos puede apoyarnos para identificar algunas oportunidades. El ejemplo más claro es el cuidado sobre la salud financiera del negocio. En este nuevo contexto los expertos sugieren enfocarnos en cuidar los flujos de efectivo y empezar a pensar un poco más en el día a día y los objetivos a corto plazo. Un análisis de datos puede ayudarnos a monitorear indicadores como la cartera de clientes, es decir, las cuentas por cobrar que tenemos a favor del negocio. Si no estas familiarizado con este indicador puedes conocer este y otro tipo de indicadores en nuestro Marketplace. Analizar el comportamiento de la cartera de clientes histórica nos puede ayudar a realizar ejercicios de planeación de escenarios teniendo en cuenta las posibles consecuencias indeseables como retrasos en pagos o cuentas que caigan en incobrables.

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Finalmente, otra de las relaciones principales a cuidar en este retorno a la normalidad es la de nuestros proveedores. Las presiones que el cliente ejerce sobre los negocios se traducen también en presiones que nosotros mismos ejercemos sobre nuestros proveedores y así como estamos adaptándonos internamente a este nuevo normal debemos también tomar en cuenta y cuidar nuestra relación con proveedores. Para este caso nos viene a la mente el ejemplo de Sofia, una emprendedora que justo a inicios de año abrió su segunda sucursal de una cafetería con un concepto bastante innovador de comida saludable con un toque de sabor único. Ante esta nueva realidad Sofía se vio en la necesidad de replantear su relación con proveedores para ajustarse a estas circunstancias en donde la atención al cliente fue nula durante algún tiempo e incluso recientemente se reactivó de forma limitada. Lo que logró hacer Sofía fue combinar la tecnología y el análisis de datos para establecer una gestión “justo a tiempo” con sus proveedores principales. ¿Qué fue lo que hizo? Muy sencillo, tomó la información de compras, insumos y producción que había tenido el último año para identificar los niveles medios de inventario que necesitaba por semana y por mes, cuidando algunas temporalidades como vacaciones o cambio de estaciones. Una vez estableciendo esta dinámica de producción realizó un ajuste con base a los movimientos de estos últimos veces en cuanto a pedidos y consumo, que principalmente se tornaron en pedidos a domicilio. De esta forma logró llegar a un acuerdo con sus principales proveedores para instalar un nuevo sistema en su punto de venta desde el cual los proveedores pudieran tener visibilidad de los consumos de insumos que estaba teniendo Sofía y a partir de identificar el punto de reorden, es decir, el punto en el que necesitaban reabastecer, están generando una dinámica mucho más eficiente de uso de recursos y manteniendo sanos, aunque en niveles menores, los niveles de venta y la sustentabilidad de sus negocios.

Así que cuéntanos, ¿qué medidas estas tomando tu para volver a la nueva normalidad? ¿qué tecnología estas utilizando? ¿qué tipo de análisis de datos estas aprovechando?

@DatlasMX