Consejos para planear un workshop exitoso – COLUMNA DE INVESTIGACIÓN DATLAS

En algún momento de nuestras vidas todos nos hemos encontrado en medio de una reunión larga y sin sentido, deseando impacientemente que se termine para poder continuar con nuestras labores diarias, y si tenemos suerte, poder terminarlas sin sacrificar nuestras horas libres. Según estudios de la Universidad de Carolina del Norte, se estima que un ejecutivo dedica en promedio 23 horas semanales a reuniones y que alrededor del 71% de estas son improductivas e ineficientes, por lo cual es primordial que las empresas creen espacios que generen resultados de valor, como lo son los workshops.

¿Qué es un workshop?

Los workshops son talleres o sesiones sistematizadas con objetivos y agendas claras, enfocados hacia la toma de decisiones y resolución de problemas con ideas y soluciones propuestas por los mismos asistentes. A diferencia de una reunión común, los workshops cuentan con un moderador que guía paso a paso a los participantes en las actividades, alentándolos a pensar de manera productiva, articular ideas, hacer preguntas claves o descubrir variables. Aunque su función no es resolver el problema, juegan un papel vital en la obtención de resultados significativos en cada actividad.

Por eso en esta columna de hoy te queremos compartir algunas sugerencias para llevar a cabo un workshop.

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1. Antes

Un buen método para comenzar a planear tu workshop es mediante el uso de la metodología 5W+2H, que a través de preguntas, te ayudará a preparar todo lo necesario para crear una agenda efectiva y completa.

What: Establecer cuál es el problema que quieres abordar y la meta u objetivo a alcanzar con el taller o sesión.
Why: Comprender el porque es necesario abordar el problema y los beneficios que conlleva.
Who: Definir los participantes que realmente necesiten estar en el taller y que al menos incluyan a alguien que pueda tomar decisiones y alguien con experiencia y conocimiento en el tema.
How: Planear el contenido o agenda de la sesión, definir la metodología y actividades que se abordarán. Es importante incluir descansos a lo largo de la sesión, especialmente en talleres virtuales.
Where: Asegúrate de encontrar un lugar agradable con suficiente espacio y sin ruidos molestos.
When: Revisa la agenda de los asistentes y su disponibilidad para que no haya distracciones.
How much: Aunque no todas las repuestas deben obtenerse en un sola sesión, es importante establecer un número de sesiones y la duración de cada una de ellas, así mismo, ten en cuenta la cantidad de recursos que necesitarás para que las sesiones se lleven a cabo sin ningún percance.

2. Durante

Presentación y motivación:

Preséntate y da a conocer tu papel como moderador durante la o las sesiones. Así mismo, pide a tu asistentes que se presenten, lo cual puedes combinarlo con una dinámica o una pregunta divertida que motive a los participantes y los haga sentir cómodos dentro del grupo. Puedes encontrar alguno ejemplos de actividades aquí y para talleres virtuales aquí.

Establece las reglas y expectativas:

Es importante establecer la reglas de la sesión antes de comenzar a trabajar en las actividades y así prevenir interrupciones que puedan desconectar a los participantes. Una vez todos estén de acuerdo con estas reglas, se deben aclarar las expectativas del taller tanto por parte del moderador como de los asistentes, para que todos estén en sintonía.

Comparte la agenda de la sesión e instrucciones

Esto ayudará a los participantes a orientarse a través de las diferentes actividades y también a evitar preguntas constantes sobre lo que sigue. Es importante apegarse a la agenda, tanto en actividades como en los descansos, pues brinda credibilidad y da confianza de una buena planeación. Durante toda la sesión brinda instrucciones claras de las actividades a realizar, de esto dependerá en gran parte los resultados y la duración. Para lo anterior, siempre comunica Qué se va a hacer, el Cómo se realizará y por último el Por qué se planeó de esta manera. Repite tres veces las instrucciones para asegurarte que todos las hayan captado y entendido. Para los talleres virtuales usa herramientas interactivas, pero antes, explica su funcionamiento y asegúrate de que todos sepan manejarlas y estén disponibles.

Final de la sesión

Una de las mayores ventajas de un workshop es el enfoque a la obtención de resultados, lo que quiere decir que antes de terminar una sesión debes asegurarte de que se hayan acordado la toma de acciones basadas en las soluciones propuestas durante la sesión. Por último, has un recuento de los logros alcanzados y conéctalos con las expectativas que se comunicaron al inicio de la sesión.

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3. Después

Comparte a los asistentes los principales resultados de la sesión, asegúrate de incluir las tareas y acciones planteadas y fechas de cumplimiento. Has seguimiento a su culminación y efectividad, si estas no tuvieron los resultados esperados replantea las acciones.

Cómo conclusión, hoy más que nunca los workshops son una excelente opción que permiten consolidar la comunicación entre las personas de tu organización y al mismo tiempo mejorar la productividad de tus reuniones, ya que son planeadas y ejecutadas de un manera sistemática que genera resultados valiosos en sesiones altamente efectivas, y lo mejor de todo, dinámicas y motivadoras para los participantes.

Hasta aquí la columna de hoy. Desde ahora podrás mejorar el trabajo colaborativo de tu organización mediante la implementación de workshops. Síguenos en nuestras redes para estar enterad@ de la nueva temporada de podcast y recomendarnos nuevas temáticas que te gustaría explorar para este blog.

Equipo Datlas

– Keep it weird –

Fuentes:

https://www.workshopper.com/post/how-to-run-a-workshop#toc-preparing-for-a-workshop

Facilitation Guidebook – A&J Smart