4 Herramientas de Inteligencia Artificial para facilitar tu día a día – Manuales Datlas

Con la llegada de ChatGPT hace unas semanas se hizo evidente el impacto que la inteligencia artificial puede llegar a suponer en nuestras vidas. Desde redactar e-mails hasta crear códigos en diferentes leguajes de programación este tipo de herramientas han demostrado las enormes ventajas que pueden traernos a nivel personal, profesional y empresarial.

Aunque ya existe controversia sobre los fines con los que se usan estas herramientas, sobre todo en el ámbito educativo por su capacidad de crear escritos magníficos con extensión y tono deseados tan sólo escribiendo un par de instrucciones, si las usamos adecuadamente estas herramientas pueden llegar a convertirse en aliadas del crecimiento de las empresas, por el ahorro en tiempo y dinero en actividades claves de marketing que a largo plazo pueden llevar a potencializar las ventas.

Por eso, en esta nueva entrada te traemos 4 herramientas de inteligencia artificial además del ChatGPT que facilitarán tu vida diaria, desde la gestión del marketing de tu empresa hasta el análisis de artículos científicos.

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Jasper IA

Jasper IA es una herramienta de escritura que a través de inteligencia artificial ayuda a escribir textos para Blogs, Redes Sociales, Sitios Web e incluso e-mails con el objetivo de crear contenido de marketing con altas tasas de conversión hasta en 26 idiomas. También, si te falta inspiración, la herramienta te puede brindar ideas que harán que tus posts destaquen en Google, sólo tienes que elegir un tema y el tono de voz que quieres utilizar.  

Synthesia

Synthesia es la herramienta más usada para la creación de videos con IA. Más de 12,000 empresas la usan para crear contenido audiovisual de marketing y de capacitación tan solo usando archivos de Word, PDF y PowerPoint. ¿Cómo funciona? Sólo tienes que escoger un modelo de plantilla y avatar a usar, Synthesia emplea la voz e imagen de actores reales (avatares virtuales) o si lo prefieres puedes crear el tuyo. Por último, introducir el libreto que quieres trasmitir en el video y dar aceptar. Después de unos cuantos minutos recibirás en tu correo el clip y lo tendrás a tu disposición para usarlo como prefieras.

Zoho Zia

Es un asistente de voz integrado que emplea inteligencia artificial enfocado a las ventas y atención al cliente para convertir datos sin procesar en conocimiento que pueden utilizar los diversos equipos dentro de la organización. Su mayor bondad reside en la capacidad de entender las preguntas que realizan los clientes por vía telefónica y brindar rápidas respuestas. Zía también realiza análisis predictivos, lo que permite la adquisición de datos importantes como KPIS y generación de informes y potentes visualizaciones para la planificación y la toma de decisiones acertadas. Adicional a lo anterior, permite la reducción de tiempos improductivos a través de la mejora de flujos de trabajo y delegación inteligente de actividades

ExplainPaper

Esta última herramienta de IA será de gran ayuda especialmente para los estudiantes, pues nació para ayudar a descifrar esos artículos científicos que son demasiados confusos para entenderlos. Par utilizarla, sólo tienes que introducir el artículo a analizar y seleccionar los párrafos en los cuales quieres profundizar, la herramienta te generará un texto breve donde te explica de forma sencilla el fragmento seleccionado, inclusive puedes hacerle preguntas a la herramienta para complementar las respuestas.

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Hasta aquí la columna de hoy, esperamos que estas herramientas te sean de gran utilidad. Síguenos en nuestras redes para estar enterad@ de la nueva temporada de podcast y recomendarnos nuevas temáticas que te gustaría explorar para este blog.

Equipo Datlas

– Keep it weird –

Fuentes:

12 herramientas IA que podrían transformar la economía de influencers

13 herramientas y aplicaciones de Inteligencia Artificial que tu empresa necesita

¿Qué es una análisis FODA? 2 casos de uso práctico – COLUMNA DE INVESTIGACIÓN DATLAS

Todos hemos estado en una situación donde debemos tomar una decisión importante que puede afectar de manera positiva o negativa nuestras vidas, proyectos o empresas. Ante esta clase de escenarios una de las mejores estrategias es tratar de entender el contexto actual que envuelve cada alternativa al examinar con detalle las características internas y externas que lo acompañan.

Para desarrollar esta clase de entendimiento, las empresas usan una herramienta de gestión muy popular llamada análisis FODA (SWOT en inglés). Esta simple pero útil herramienta permite identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que rodean una organización o proyecto, lo cuales servirán como entradas o insumos para una planeación estratégica exitosa, si se abordan y combinan de manera adecuada.

¿Cómo construir un análisis FODA?

Los análisis FODA se llevan a cabo a través de un ejercicio de lluvia de ideas. Esta clase de análisis puede servir tanto para temas muy específicos como un proyecto, como para temas más amplios como el desarrollo del plan estratégico de una empresa. Por lo anterior los participantes deben ser expertos en las diferentes áreas de enfoque para obtener las diferentes perspectivas de las áreas de la organización.

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Estas sesiones te recomendamos planearlas con antelación, usando el formato de workshop o taller. Estos están planeados de manera sistemática, con objetivos claros y enfocados a la obtención de resultados. Si no sabes como llevar a cabo workshops exitosos, te recomendamos el siguiente Blog Datlas: Consejos para planear un workshop exitoso.

Una buena práctica es comenzar las sesiones siempre por el análisis del contexto externo, es decir, por identificar las oportunidades y amenazas. Lo anterior es recomendable ya que las condiciones externas se cumplen también para los competidores, por lo que la empresa debe adaptarse a estas sin importar si qué. Esta forma de abordar el análisis puede ayudar a establecer cuales factores internos van a ser relevantes para enfrentar el contexto externo y así mismo, a considerar otros atributos internos que podrían haberse dejado de lado en el análisis.

Contexto Externo: Oportunidades y Amenazas

Para esta parte puedes hacer uso de otras herramientas de gestión como son el análisis PESTEL, acrónimo de Político, Económico, Social, Tecnológico, Ecológico y Legal, enumerando todas las oportunidades y amenazas que se presentan en estos diferentes aspectos externos. Aquí puedes hacerte preguntas cómo ¿Qué factores tecnológicos o económicos me favorecen o me perjudican?

Contexto Interno: Fortalezas y Debilidades

Para el análisis interno, enlista todos los atributos en cuanto a fortalezas y debilidades de la empresa, sin importar si estos pueden ser potencialmente positivos o negativos. Esto se resolverá más adelante cuando se enlacen con el contexto externo previamente identificado. Aquí puedes comenzar con preguntas del tipo: ¿Cuál es el factor diferenciador de mi empresa o producto? ¿Cuáles son los atributos que más atraen de mi marca? O por otro lado ¿Cuáles son los principales quejas de mis clientes? ¿Qué podría mejorar tu empresa?

Después de haber identificado los atributos del contexto interno y externo, puedes plasmar los resultados en una matriz FODA de 2×2 y comenzar a generar recomendaciones a través de la combianción de los atributos de la matriz. The Harvard Bussines Review propone la siguiente estructura: “Dada la condición [Factor Externo], nuestra habilidad para [Factor Interno], nos lleva a la siguiente recomendación [Recomendación]».

Por último te compartimos dos CASOS aplicados en los que DATLAS ha ayudado a construir estrategias por medio del uso de un análisis FODA:

Caso 1: Una empresa de turismo de aventura necesita mejorar y optimizar sus estrategias de ventas. Con la guía de los expertos de Datlas realizan un análisis FODA a partir de entrevistas y workshops con los principales stakeholders de la organización, para obtener un diagnóstico actual de la propuesta de valor de la compañía y de su competencia. A partir de lo anterior se construye un playbook de nuevas estrategias comerciales, su aplicación se tradujo en un incremento de las ventas y la supervivencia durante la coyuntura de la Pandemia COVID 19.


Caso 2: Una empresa de retail contrata a Datlas para evaluar y optimizar el uso de uno de sus tableros inteligentes. El objetivo es automatizar el proceso de actualización de los datos y aumentar el aprovechamiento de este en diferentes niveles de la compañía, para profundizar en el análisis de datos financieros. Con la ayuda de Datlas se realizan workshops a los principales usuarios de la herramienta y con ello se construye un análisis FODA, que permite identificar las principales oportunidades y estrategias alrededor de diferentes casos de uso del tablero inteligente.

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Equipo Datlas

– Keep it weird –

Fuentes:

Is A SWOT Analysis Worthwhile For Businesses? : https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2021/09/03/is-a-swot-analysis-worthwhile-for-businesses/?sh=6a7ed5f32092

Are You Doing the SWOT Analysis Backwards?: https://hbr.org/2021/02/are-you-doing-the-swot-analysis-backwards

Consejos para planear un workshop exitoso – COLUMNA DE INVESTIGACIÓN DATLAS

En algún momento de nuestras vidas todos nos hemos encontrado en medio de una reunión larga y sin sentido, deseando impacientemente que se termine para poder continuar con nuestras labores diarias, y si tenemos suerte, poder terminarlas sin sacrificar nuestras horas libres. Según estudios de la Universidad de Carolina del Norte, se estima que un ejecutivo dedica en promedio 23 horas semanales a reuniones y que alrededor del 71% de estas son improductivas e ineficientes, por lo cual es primordial que las empresas creen espacios que generen resultados de valor, como lo son los workshops.

¿Qué es un workshop?

Los workshops son talleres o sesiones sistematizadas con objetivos y agendas claras, enfocados hacia la toma de decisiones y resolución de problemas con ideas y soluciones propuestas por los mismos asistentes. A diferencia de una reunión común, los workshops cuentan con un moderador que guía paso a paso a los participantes en las actividades, alentándolos a pensar de manera productiva, articular ideas, hacer preguntas claves o descubrir variables. Aunque su función no es resolver el problema, juegan un papel vital en la obtención de resultados significativos en cada actividad.

Por eso en esta columna de hoy te queremos compartir algunas sugerencias para llevar a cabo un workshop.

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1. Antes

Un buen método para comenzar a planear tu workshop es mediante el uso de la metodología 5W+2H, que a través de preguntas, te ayudará a preparar todo lo necesario para crear una agenda efectiva y completa.

What: Establecer cuál es el problema que quieres abordar y la meta u objetivo a alcanzar con el taller o sesión.
Why: Comprender el porque es necesario abordar el problema y los beneficios que conlleva.
Who: Definir los participantes que realmente necesiten estar en el taller y que al menos incluyan a alguien que pueda tomar decisiones y alguien con experiencia y conocimiento en el tema.
How: Planear el contenido o agenda de la sesión, definir la metodología y actividades que se abordarán. Es importante incluir descansos a lo largo de la sesión, especialmente en talleres virtuales.
Where: Asegúrate de encontrar un lugar agradable con suficiente espacio y sin ruidos molestos.
When: Revisa la agenda de los asistentes y su disponibilidad para que no haya distracciones.
How much: Aunque no todas las repuestas deben obtenerse en un sola sesión, es importante establecer un número de sesiones y la duración de cada una de ellas, así mismo, ten en cuenta la cantidad de recursos que necesitarás para que las sesiones se lleven a cabo sin ningún percance.

2. Durante

Presentación y motivación:

Preséntate y da a conocer tu papel como moderador durante la o las sesiones. Así mismo, pide a tu asistentes que se presenten, lo cual puedes combinarlo con una dinámica o una pregunta divertida que motive a los participantes y los haga sentir cómodos dentro del grupo. Puedes encontrar alguno ejemplos de actividades aquí y para talleres virtuales aquí.

Establece las reglas y expectativas:

Es importante establecer la reglas de la sesión antes de comenzar a trabajar en las actividades y así prevenir interrupciones que puedan desconectar a los participantes. Una vez todos estén de acuerdo con estas reglas, se deben aclarar las expectativas del taller tanto por parte del moderador como de los asistentes, para que todos estén en sintonía.

Comparte la agenda de la sesión e instrucciones

Esto ayudará a los participantes a orientarse a través de las diferentes actividades y también a evitar preguntas constantes sobre lo que sigue. Es importante apegarse a la agenda, tanto en actividades como en los descansos, pues brinda credibilidad y da confianza de una buena planeación. Durante toda la sesión brinda instrucciones claras de las actividades a realizar, de esto dependerá en gran parte los resultados y la duración. Para lo anterior, siempre comunica Qué se va a hacer, el Cómo se realizará y por último el Por qué se planeó de esta manera. Repite tres veces las instrucciones para asegurarte que todos las hayan captado y entendido. Para los talleres virtuales usa herramientas interactivas, pero antes, explica su funcionamiento y asegúrate de que todos sepan manejarlas y estén disponibles.

Final de la sesión

Una de las mayores ventajas de un workshop es el enfoque a la obtención de resultados, lo que quiere decir que antes de terminar una sesión debes asegurarte de que se hayan acordado la toma de acciones basadas en las soluciones propuestas durante la sesión. Por último, has un recuento de los logros alcanzados y conéctalos con las expectativas que se comunicaron al inicio de la sesión.

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3. Después

Comparte a los asistentes los principales resultados de la sesión, asegúrate de incluir las tareas y acciones planteadas y fechas de cumplimiento. Has seguimiento a su culminación y efectividad, si estas no tuvieron los resultados esperados replantea las acciones.

Cómo conclusión, hoy más que nunca los workshops son una excelente opción que permiten consolidar la comunicación entre las personas de tu organización y al mismo tiempo mejorar la productividad de tus reuniones, ya que son planeadas y ejecutadas de un manera sistemática que genera resultados valiosos en sesiones altamente efectivas, y lo mejor de todo, dinámicas y motivadoras para los participantes.

Hasta aquí la columna de hoy. Desde ahora podrás mejorar el trabajo colaborativo de tu organización mediante la implementación de workshops. Síguenos en nuestras redes para estar enterad@ de la nueva temporada de podcast y recomendarnos nuevas temáticas que te gustaría explorar para este blog.

Equipo Datlas

– Keep it weird –

Fuentes:

https://www.workshopper.com/post/how-to-run-a-workshop#toc-preparing-for-a-workshop

Facilitation Guidebook – A&J Smart